瑞助營造新聞、瑞助營造累積跨業資歷大膽中年轉業

●學歷:國立中正大學資訊管理研究所畢業
●經歷:第一份工作是在製造業擔任現場組長,因此,後來進入軟體開發公司擔任程式設計師與系統分析師經理,曾負責開發ERP系統的前身MRP II系統,前後在廠商端服務了13年。2001年前往南部某教學醫院擔任資訊室主任,一直到2008年離開,進入瑞助營造的資訊部服務

瑞助營造新聞、中年轉業,對任何人來說都是很大的挑戰,因為相對年輕時轉業,所要付出的成本與代價是高出許多的,特別是當一個人在原先所處的產業已經有很不錯的表現時,即使面對職業倦怠,大概也沒多少勇氣選擇踏出那一步。不過,瑞助營造總工程師室資訊部副理丁宏祈卻在他43歲那一年,決定要放下在教學醫院資訊室主任的位置,邁入一個他從來沒有接觸過的營造業,而且必須在沒有獨立資訊部門的情況下,一個人事必躬親。


瑞助營造總工程師室資訊部副理丁宏祈認為,選擇一家成長中的企業,對個人職業生涯會更有幫助。

「我喜歡待在一個成長中的公司,一起成長,可以學到更多東西。」面對中年轉業,丁宏祈是這麼想的。但其實當初丁宏祈轉業,也是思考了許久才下的決定。他是在SARS期間,體會到在醫院擔任主管職的風險,埋下了會離開醫療業的種子,但實際上到真正離開,又經過4年多的時間。

而正打算發展e化的瑞助營造成了丁宏祈的選項之一。他不諱言,「相對其他產業,營造業的e化程度薄弱許多。」但是,那時候丁宏祈到瑞助營造面試,看中的,其實是這家企業的前景,讓他決心來到這個從未接觸的產業,第一件重要任務,就是為瑞助營造導入新的ERP系統。

3年前,丁宏祈進入瑞助營造,這還是一家年營業額約20億元的企業,今年則預估有55億元的營業額,等於成長了2倍,整家公司人力規模,也從120人左右,成長到280人。而這樣規模企業的IT建置,除了系統開發是委外,策略規畫、系統需求、發包、測試、人員訓練,幾乎只靠丁宏祈一人打點。

不僅如此,在不久的將來,他就得為這家企業規畫一個獨立的IT部門。現在瑞助營造的資訊部隸屬在重要的幕僚單位總工程師室裡,直屬主管是總經理,不過,依照企業目前成長的速度,丁宏祈預計最快在未來三年內,就有必要成立獨立的IT部門,自行維運現在全部委外的資訊系統。

瑞助營造新聞、 善用IT共通的經驗,因應轉業衝擊
也許在很多人眼中,丁宏祈做的這個決定並不合理,不過,這或許也是IT這個領域有趣的地方,一旦累積了夠多不同的經驗以後,很多道理是相通的,轉業,也就沒想像中那麼冒險。

丁宏祈不僅有開發ERP的經驗,也協助過數家營業規模超過20億元的公司導入ERP,在擔任教學醫院資訊室主任期間,他協助醫院導入PACS醫療影像系統、行動護理站、遠距醫療服務還有決策系統等大工程。

因為他同時在廠商端與企業端工作多年,累積了不少可以在IT領域共通的經驗,所以來到一個全新產業時,只要花點時間將產業專門術語弄通,就能獨自完成一家企業幾乎可說是從無到有的e化工程。

就拿換ERP系統的事情來說,「以我的經驗,我是絕對不可能讓ERP導入失敗的。」謙虛的丁宏祈,在說這句話時,充滿自信。但這段換ERP的過程,其實充滿各種挑戰。

瑞助營造業務是承包建設公司要興建建築物的工地工程,也就是要根據設計師的設計圖,來估算工程所需的工跟料,像是需要多少混泥土、鋼筋、磁磚,以及需要發包多少施做工程的人力等,並依此來編列預算和執行。

瑞助營造新聞、 在這個過程中,資訊系統就必須提供完整的內控機制,協助公司掌控預算執行、工程進度、調配人力,甚至控制損耗量,才能創造更多利潤。舉例來說,當工地要進行混凝土灌漿作業時,系統就能協助估算運送一千米高度的混凝土,需要多少臺混凝土的車,一般來說,人工都會高估所需要臺數,是因為要預留可能的損耗,但是系統能讓預估越精準,就不會因為多叫了車,造成工程多餘的浪費,節省下來的原料,就是企業一部分的利潤。

不過,丁宏祈表示,舊的ERP系統有兩個很致命的問題,第一個是無法進行假結算。假結算是營建業隨著不同階段工程完成時,會先依照該階段已完成的工程進度、用料、人力,估算到完工期間,這個階段接下來所產生的利潤與成本,而舊系統的功能並沒有辦法正確計算。

瑞助營造新聞、 第二個問題則是舊系統有不少重要的管控欄位,都可以人工輸入,像是放款的票期、工程進度等。丁宏祈表示,大部分的營造業人員都散落在各地的工地與工務所,如果沒有資訊系統協助,根本無法掌握工程進度、財務、帳款,也容易出現弊端。

因此,瑞助營造在3年前決定導入一套營造業專用的ERP系統,為的就是要藉由資訊系統導入管控機制,不難想見,一旦控制越嚴謹,越多習慣被改變,就勢必會碰到越多阻力。

不過,對丁宏祈來說,這套ERP雖然專屬於營建業,但使用者因為習慣改變而產生抗拒心理的情況,則是到任何產業都一樣的。所以,他先採取強化事前溝通、讓總經理公開宣示新系統的重要性、密集教育訓練、先找兩個工地試行雙軌作業等作法,將有問題的地方改善以後,才逐步推廣至所有的工地,這樣按部就班的進行,的確讓阻力減少許多,新的ERP系統僅花了9個月的時間,就完成選商、主機環境建置、資料庫建置和系統建置,並順利上線使用至今。

丁宏祈認為自己可以順利在全然不同的產業導入一套新的ERP系統,靠得就是過往累積的紮實經驗。一人撐起資訊部門,就要具備選商能力
換了產業,面對凡事幾乎從零開始的e化工程,又僅有一個人力,丁宏祈有一個很好的優勢。

這個優勢就是選商的能力。丁宏祈認為,一個人的資訊部門,所有的工作都得外包,也幾乎沒有選錯廠商的空間,因此,過去在廠商端工作多年,就派上用場。

首先,丁宏祈認識的廠商多,很容易知道什麼樣的系統要找什麼廠商開發,另一方面,他也可以從其他廠商中多方打聽,判別出某廠商是否真的有開發能力,因此,在選商的部分,他能夠輕鬆應付。

瑞助營造新聞、 「不過,資訊系統和技術不斷進步,就必須花力氣去了解和測試新產品是不是符合需求。」這個部分,對他來說,就是個挑戰。

就拿防火牆來說,過去要整合三條對外網路的防火牆,若要搭配負載平衡的功能,只能使用外商的產品,價格昂貴,一般企業基於預算其實很少採用,不過,近年來,國產已有不少品牌可以做到這樣的功能,價格也降低到一般企業足以負擔的地步,因此,他就得測試這些品牌的產品是否適用。

這種測試的工作,在過去他擔任醫院的資訊室主任時,分工比較細,像是開發人員、系統分析、管理資料庫、網路跟硬體,都各自有專人負責,並不需要他親自執行,現在,就算是防火牆產品測試,他都得親力親為。「跟以前最大的不同是除了要想策略,也要管很底層的東西。」丁宏祈說。

所幸,在醫院的時候,他也還是負責了不少系統整合面的工作,讓他不至於對技術太過疏遠,現在在接觸底層工作時,「就是時間的問題而已。」丁宏祈認為,要花更多時間在工作上,學習了解新的技術變化,是轉換到這個工作無法避免的投資。

充分利用既有的資訊系統來符合公司經營理念
面對一家原先e化程度不高的企業,丁宏祈就得善用既有資源,像是利用ERP系統,來進行員工訓練。

瑞助營造在三年內人力成長了一倍,而且其中最多的就是工程師,其次是內勤人員,為了確保公司人力資源的品質,以及知識傳承,瑞助營造藉由資訊系統打造了完善的學習以及員工訓練平臺。

瑞助營造新聞、 瑞助營造的員工訓練平臺分為兩個部分,一個部分是今年年初才上線的線上學習平臺,主要針對新人以及一般性技能,像是時間管理、溝通技巧、工作性格等,這個平臺提供的不僅是上課課程,也有線上考試。以新人來說,進來三個月以內,就得透過這個線上平臺完成一般的新人考試。

另外一個員工訓練平臺,就是藉由ERP系統,讓參與工程建設相關的人員,每個月上線考試,而這部分的考試就不是針對一般性技能,而是針對專業性技能。

所謂專業性技能測驗,考的都是瑞助營造針對所有營造工程中會遇到各種專業技能所準備的品質手冊,也就是蓋房子時的基本工,像是防水、窗戶的設計、貼磁磚的技巧、浴室的屋頂建造、如何粉刷牆壁等等。

這個測驗系統是在2年半前,跟著ERP系統同時上線的。丁宏祈表示,會想到在ERP系統中放進測驗系統,一來是藉助當初既有也是僅有的資訊系統,二來也是因為會使用到ERP系統的人就是需要學習這些知識的人。

因此,丁宏祈在開給委外廠商ERP系統的需求時,特地將測驗系統放進了系統規畫中。

瑞助營造每個月都有不同主題的專業技能考試,由人資部門公布考試日期,考試當天就將考題放在ERP系統,應試者可以從下午5點到7點登入系統進行考試,時間過後系統會關閉考題,並自動閱卷給分數,不及格者可以再補考一次,如果還是沒有通過,就會納入明年考績評分中。

透過這樣的系統設計,可以同時讓現在分布全臺40個工地的員工同時上線考試,丁宏祈表示,這也是讓總經理最有成就感的資訊系統,因為抱怨房子品質的客訴電話在經過2年半後,幾乎銷聲匿跡。

很難想像的是,2年半來,這個測驗系統的主題還從未有重覆過,可見得營造業的複雜程度。

而就如同營造業永遠有學不完的東西一樣,對中年轉業的丁宏祈來說,他也永遠有學不完的知識,才能不斷成長。文⊙辜雅蕾